Cómo crear una factura: guía paso a paso
Loading...- Factura vs. invoice
- Qué información agregar a un invoice
- Software de facturación
- Los mejores diseños de invoice para tu inspiración
Si tu empresa está haciendo la transición a un negocio global, es importante que sepas qué documentos se utilizan en el comercio internacional. En esta publicación, hablaremos sobre el invoice y cómo hacerlo correctamente.
Factura vs. invoice
Tanto la factura proforma como el invoice tienen que ver con el pago de bienes o servicios. Sin embargo, pocos empresarios pueden notar la diferencia entre los dos documentos. Aunque tanto una factura como un invoice indican el costo de una propuesta de venta, persiguen diferentes propósitos. Tracemos una línea de distinción entre una factura y un invoice de una vez por todas.
Una factura te permite realizar un seguimiento de los pagos entrantes y salientes con el fin de calcular el IVA (impuesto al valor agregado). El importe del IVA (en%) se calcula en función del beneficio neto de un producto o servicio. El IVA se agrega al precio original de un producto o servicio. Básicamente, el IVA lo paga el cliente. Cuantas más contrapartes participen en las relaciones comerciales y cuanto mayor sea la variedad de productos y servicios, más difícil será calcular los impuestos. El problema es que una factura no se puede usar en ciertas situaciones. Aquí es cuando entra en juego un invoice.
Un invoice es un documento que regula las relaciones comerciales entre un vendedor y un comprador. Contiene acuerdos escritos entre las contrapartes, lo que les permite evitar posibles quejas y estafas. Si haces un negocio sin un invoice, no podrás probar ninguna violación por parte de tu contraparte en la corte.
La necesidad de un invoice nació de los estándares del comercio internacional. Hoy en día, las empresas no pueden exportar productos sin un invoice. Es un documento obligatorio que debe mostrarse en el control de aduanas.
Hacer un invoice es una tarea extremadamente responsable. La información que contiene el invoice depende de si estás vendiendo en un mercado nacional o internacional. En situaciones en las que no puedes determinar los términos de suministro o pago por adelantado, es recomendable utilizar una factura proforma que sirva como borrador del documento. A medida que la situación se vuelve más clara, podrás realizar cambios y ajustes en tu factura proforma.
Qué información agregar a un invoice
Para realizar sus funciones correctamente, un invoice debe tener una estructura clara y contener toda la información requerida para tu tipo de acuerdo.
1. Nombre de la empresa
El nombre de tu empresa es una información indispensable en los informes internos y fiscales. Al agregar el nombre de tu empresa a un invoice, te posicionas como un profesional y destaca tu reconocimiento. Todo esto mejora tu estatus ante los ojos de tus clientes.
2. Logo
Asegúrate de poner tu logotipo corporativo en el invoice. Al igual que con un nombre comercial, esto reforzará la imagen de tu empresa y la hará verse más confiable. Además, un logotipo corporativo en tus documentos contribuye al reconocimiento de tu empresa. ¿Todavía no tienes un logo? ¡Echa un vistazo al creador de logotipos Logaster y obtén un diseño corporativo increíble en solo 10 minutos!
3. Datos de contacto del vendedor
No olvides incluir tu información de contacto: número de teléfono, dirección física, correo electrónico, etc. De esta manera, si un comprador tiene preguntas sobre el acuerdo, podrá ponerse en contacto contigo. Además, si un cliente elige trabajar contigo nuevamente en el futuro, tus datos de contacto serán muy útiles.
4. Número de invoice
Recuerda que cada invoice debe tener un número único. Una forma inteligente de evitar confusiones es agregar letras, es decir, las iniciales del comprador, la primera letra del nombre de la empresa, etc. El número te ayudará a encontrar la factura correcta en segundos y hacer un seguimiento de su estatus.
5. Fecha de pago
Emitir un invoice es solo la mitad de una batalla ganada. Lo principal es recibir dinero por el bien suministrado y/o los servicios prestados. Para recibir el pago a tiempo, debes establecer la fecha de vencimiento del pago. De esta manera, el cliente sabrá exactamente cuándo vence el pago. Otra información importante es una lista de métodos de pago aceptables. Si acordaste un pago retrasado, asegúrate de configurar una notificación online para el cliente.
6. Datos de contacto del cliente
Dado que un invoice garantiza la equidad e integridad de un acuerdo, también debe contener la información de contacto del comprador. Asegúrate de que tu factura incluya los datos relevantes sobre tu cliente (nombre, nombre de la empresa, número de teléfono, dirección física y correo electrónico).
7. Información sobre productos/servicios
Para evitar malentendidos con el cliente, asegúrate de proporcionar una descripción detallada del producto o servicio que estás vendiendo. De lo contrario, los clientes podrían reclamar descuentos u otras formas de compensación porque el producto comprado no había cumplido sus expectativas. En cualquier caso, tú serás el culpable.
8. Impuesto de venta
No olvides incluir el monto del impuesto sobre las ventas en tu factura. Dependiendo de tu industria y área de bienes/servicios, la forma en que se calcula un impuesto a las ventas puede diferir enormemente. Es por eso que te recomendamos que estudies este tema. Consulta a un especialista en impuestos o usa una aplicación de facturación.
9. Descuento
Si proporcionas un descuento para tu producto o servicio, es una buena idea incluirlo en tu invoice. Un descuento se puede expresar como un porcentaje del precio original o como un monto en dólares/euros, etc.
¿Quieres crear un logotipo para tus facturas?
Utiliza el servicio en línea Logaster. Con unos pocos clics, obtendrás tu documentación en un solo diseño corporativo con un logotipo.
Software de facturación
Puede parecer que hacer un invoice es una tarea extenuante que está más allá de tus capacidades. ¡No te rindas todavía! Hay un montón de herramientas que pueden ayudarte a crear un invoice profesional sin problemas.
Generador de Facturas de Logaster
Dedicado a pequeñas empresas y autónomos, El Generador de Facturas de Logaster es un software gratuito que le permite crear sus facturas en unos pocos clics. Además, si está buscando facturas de marca, el Generador de Facturas es el software que necesita. Muy simple de usar, también le permite enviar su factura y estar siempre pendiente del estado de sus ventas
Invoice.2go.com
Invoice2go es una herramienta única para crear bonitas facturas en cualquier lugar y en cualquier momento. Las aplicaciones para iOS y Android están disponibles para descargar. El software permite crear un invoice, rastrear gastos, enviar notificaciones, crear una base de clientes, crear informes de rendimiento y mucho más. Los usuarios pueden beneficiarse de plantillas de invoice profesionales y marcarlas con su identidad corporativa.
Precio: 4.99 $ a 39.99 $/mes, dependiendo del plan seleccionado.
Square Invoices.com
Square Invoices cuenta con una amplia galería de plantillas para cada documento que una empresa pueda necesitar. Puedes crear un invoice y controlar su estado, realizar un seguimiento de tus gastos, calcular descuentos con un solo clic, establecer fechas de vencimiento de pagos, programar pagos, etc. ¡Descarga la aplicación en tu teléfono inteligente para tener acceso a tus facturas 24/7!
Precio: 2.9% del importe del acuerdo + 30 céntimos por cada invoice pagado.
Google Docs
Si no tienes una cuenta con Google Docs, te recomendamos que crees una ahora. Esta plataforma ofrece una buena selección de plantillas para documentos comerciales. Ve a la sección con plantillas y busca facturas. ¡Elige la plantilla que satisfaga tus necesidades y complétala con la información adecuada!
Precio: gratis
Microsoft Word
Pensar que Microsoft Word solo es bueno para trabajar con texto es un gran error. Esta herramienta familiar tiene una gran funcionalidad y se utiliza con éxito para crear facturas. No es tan poderoso como los creadores de facturas especializados, Microsoft tiene todo lo que necesitas para configurar un invoice profesional. Haz clic en la pestaña «Factura» y elige la plantilla necesaria.
Precio: gratis
Microsoft Excel
Microsoft Excel es otra forma rápida de configurar un invoice efectivo. El programa ofrece una amplia gama de plantillas simples y fáciles de editar para los principales documentos comerciales. Navegar por Microsoft Excel es muy similar a navegar por Microsoft Word. Selecciona la pestaña «Factura», elige la plantilla que se ajuste a tu oferta y agrega la información necesaria. Fácil, ¿verdad?
Precio: gratis
Bitrix24.com
Si tienes una pequeña empresa con hasta 12 empleados, ¡aprovecha la versión gratuita de Bitrix24! Esta herramienta avanzada ofrece un montón de plantillas de facturas totalmente personalizables. Incluso puedes personalizar tu invoice con tu marca corporativa. Además, Bitrix24 puede ayudarte a manejar otras tareas comerciales. Usa este software para crear y administrar una base de datos de clientes, almacenar documentos en la nube, optimizar tu horario de trabajo, configurar un portal, etc.
Precio: 99 $ para un número ilimitado de usuarios.
Invoice Generator.com
Si necesitas un programa de uso limitado diseñado exclusivamente para generar un invoice simple, no puedes hacerlo mejor que con Invoice Generator. Es una herramienta gratuita que te permite crear, enviar e imprimir un número ilimitado de facturas. Como el programa tiene muy pocas funciones, es extremadamente fácil de usar. ¡Completar una plantilla de invoice solo requiere unos pocos clics!
Precio: gratis.
Los mejores diseños de invoice para tu inspiración
Si estás convencido de que los documentos y la creatividad no se pueden combinar, permítenos convencerte de lo contrario. Echa un vistazo a las facturas donde los dígitos y los términos contables van de la mano con un diseño original y memorable. ¡Esperamos que estas bonitas facturas te inspiren a crear una propia!
Con las tecnologías inteligentes, la gestión de documentos se ha vuelto notablemente más fácil. Hoy en día, las herramientas en línea pueden quitarte una gran cantidad de trabajo, dándote la oportunidad de concentrarte en tareas más desafiantes y creativas. Si valoras tu tiempo, debes confiar tus facturas a uno de los creadores de facturas inteligentes que hemos descrito en esta publicación.
